Antes de comparar marcas, vale a pena ter claro o que a lei exige. O artigo 202.º do Código do Trabalho obriga a registar entrada, saída e intervalos de cada trabalhador, a ter o registo disponível para consulta imediata e a guardá-lo durante cinco anos. Qualquer software que considere tem de cumprir isto. O resto é adequação à sua empresa.
1. Como é que os trabalhadores picam
É o ponto que mais pesa no dia a dia. Se picar for difícil, os trabalhadores esquecem-se e o gestor passa o fim do mês a corrigir registos.
- Quiosque: um tablet ou PC à entrada, onde cada um pica com PIN. Serve para quem trabalha no mesmo local e não exige telemóvel próprio.
- App no telemóvel: necessária para equipas externas. Veja se funciona em Android e iPhone e se obriga a instalar pela loja de aplicações.
- Relógio biométrico: exige hardware, instalação e, por envolver dados biométricos, cuidados adicionais com o RGPD.
Pergunte também se as duas primeiras formas podem funcionar ao mesmo tempo. Muitas empresas têm pessoal no escritório e pessoal na rua.
2. Localização e trabalho fora da empresa
Se tem técnicos, motoristas ou equipas em obra, confirme se o software regista a localização da picagem e se permite definir um raio por local de trabalho (geofencing). Confirme também o que acontece sem rede: se a picagem se perde, ou se fica guardada e é enviada mais tarde. Em alguns softwares o geofencing é um extra pago.
3. O relatório para a ACT
Numa inspeção, o que interessa é conseguir mostrar as horas de cada trabalhador, por dia e por semana, com os intervalos. Peça para ver o relatório antes de comprar. Se exigir exportar para Excel e arranjar colunas à mão, vai acontecer todos os meses.
4. Correções e histórico
Os trabalhadores esquecem-se de picar e alguém tem de corrigir. O software deve permitir corrigir, mas guardar quem alterou, quando e porquê. Um registo que se pode editar sem deixar rasto perde valor como prova.
5. Férias, ausências e horários
A assiduidade não é só picagem. Veja se o software trata pedidos de férias, baixas médicas, justificação de faltas, horários por turnos e banco de horas, ou se vai precisar de outra ferramenta para isso.
6. Dados pessoais e RGPD
Picagens e localização são dados pessoais dos trabalhadores. Confirme onde ficam os servidores (dentro da União Europeia simplifica muito), quem tem acesso aos dados e se o fornecedor assina um acordo de tratamento de dados com a sua empresa.
7. Preço por colaborador ou preço fixo
Muitos softwares cobram por colaborador por mês. Com 5 pessoas o valor parece baixo, mas cresce com cada contratação. Um preço fixo por escalão é mais fácil de prever. Some também os extras: app móvel, geofencing, módulo de férias e suporte.
| O que comparar | Pergunta a fazer ao fornecedor |
|---|---|
| Formas de picar | Quiosque e telemóvel funcionam ao mesmo tempo? |
| Trabalho externo | Tem geofencing? Funciona sem rede? |
| ACT | Posso ver o relatório de horas antes de comprar? |
| Correções | Fica registado quem alterou e porquê? |
| Ausências | Férias, baixas e faltas estão incluídas? |
| RGPD | Onde estão os servidores? Assinam acordo de tratamento de dados? |
| Preço | Quanto pago com o dobro dos colaboradores? O que é extra? |
| Suporte | Em português? Por que canal? |
Onde o Picagens.pt encaixa
O Picagens.pt foi feito para PMEs portuguesas, com foco inicial na construção civil. Tem quiosque com PIN e app no telemóvel na mesma conta, geofencing por local, picagem sem rede, exportação ACT, correções com histórico, e gestão de férias, baixas, horários e banco de horas. Os servidores ficam na União Europeia e o suporte é por WhatsApp, em português.
O preço é fixo por escalão: 19€/mês até 15 colaboradores, 39€/mês até 50 e 69€/mês sem limite. O geofencing e a app estão incluídos em todos os planos.
Compare com o que usa hoje
Crie uma conta, ponha dois ou três colaboradores a picar durante uma semana e veja o relatório no fim. Se não servir, não paga nada.
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